Minggu, 25 April 2010

Persamaan akuntansi

Pada dasarnya semua pekerjaan akuntansi berkisar pada pengetahuan dasar akuntansi yaitu “Persamaan Akuntansi”
ASSETS = EQUITIES
Assets = Semua harta (kekayaan ) yang dimiliki oleh suatu perusahaan seperti uang tunai, Gedung, tanah dll.
Equities = klaim atas kepemilikan kekayaan tersebut

Sumber kekayaan suatu perusahaan dapat berasal dari pemilik perusahaan (modal sendiri) dan pinjaman dari pihak tertentu (hutang) atau modal asing

Sehingga persamaan akuntansi menjadi :
ASSETS = HUTANG + MODAL
(ASSETS = LIABILITIES + CAPITAL)

Setiap transaksi yang dicatat ke dalam persamaan akuntansi tidak akan mempengaruhi keseimbangan ruas kiri dan ruas kanan.

Contoh :
Tuan Zulidamel membuka usaha dengan uang tunai Rp. 60.000.000,- yang berasal dari uang sendiri Rp.40.000.000,- dan pinjaman dari Bank BNI 46 Rp.20.000.000,-
Selanjutnya tuan Zulidamel melakukan transaksi sbb:
Membeli sebuah toko secara tunai Rp.15.000.000,-
Dibeli barang dagang seharga 20.000.000,-
Dibeli invetaris toko Rp.5.000.000,- Secara kredit dengan uang muka 10 %
Dijual barang dagang secara tunai seharga 700.000,-
Dibayar utang ke BNI 46 sebesar 5.000.000,-

Dari keterangan di atas terlebih dahulu kita perluas persamaan akuntansi dalam beberapa kelompok, sehingga kita peroleh :
Asset kita bagi atas Cash, Barang dagang, Gedung & perlengkapan sedangkan Pasiva terdiri dari Hutang dan Modal. selanjutnya berdasarkan keterangan atas dicatat ke dalam persamaan akuntansi tersebut. Hasilnya akan terlihat SBB:



(JPS)

Bagian Gudang Material

Bagian gudang material adalah bagian yang bertanggungjawab menerima, menyimpan dan mendistribusikan material produksi. Dalam proses penerimaan barang bagian gudang bersama dengan Bagian pengendali mutu dan PPC Supply berfungsi sebagai bagian penerimaan. Selanjutnya bagian gudang menyimpan barang yang diterima sampai barang tersebut didistribusikan.

Deskripsi Kerja Bagian Gudang Material :
1. Mencatat penerimaan material dari supplier
2. Menyimpan material di gudang
3. Mencatat distribusi material untuk produksi.
4. Membuat surat jalan untuk material yang dibawa keluar lokasi pabrik
5. Menerbitkan laporan posisi persediaan untuk keperluan operasional

Prosedure kerja bagian gudang
1. Bersama dengan bagian pengendali mutu menerima barang dari supplier dimana bagian gudang bertanggung jawab menghitung jumlah fisik barang yang diterima.
2. Mencatat jumlah barang yang diterima melalui terminal yang tersedia di gudang, sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Dokumen pengantar barang harus telah diperiksa oleh petugas penerima dan Quality Control.
3. Berita Acara Penerimaan harus segera dapat didistribusikan ke PPC Supply untuk diperiksa dan dilegalisasi oleh PPC manager. Selanjutnya diteruskan ke bagian pembelian dan administrasi keuangan.
4. Mencatat pengeluaran barang dari gudang berdasarkan bon permintaan barang untuk produksi. Barang yang dikeluarkan selain bahan pembantu harus tercatat dalam alokasi material.
5. Mencatat barang sisa produksi berdasarkan bon pengembalian barang sisa produksi yang masih dapat dipakai. Bon barang sisa produksi dibuat oleh bagian produksi (Shift leader) dan pengembalian material harus sesuai dengan identifikasi permintaan material.
6. Membuat laporan persedian untuk keperluan operasional dan ditempelkan pada papan informasi. (JPS)

Harga Pokok

Harga pokok dikenal dengan nama singkatnya “HPP” adalah salah satu komponen dari laporan laba rugi, yang menjadi perhatian manajemen perusahaan dalam mengendalikan operasional perusahaan. Bila berbicara mengenai HPP, kita temukan 3 macam harga pokok yaitu harga pokok persediaan, harga pokok produksi dan harga pokok penjualan.

Ketiganya adalah komponen yang yang saling terkait namun bila kita mendengar perkataan HPP, maka kita harus konsen mana yang dimaksudkan. Permasalahan itu timbul karena perbedaan kebutuhan masing-masing tingkat manajemen. Manajer bagian pembelian (Purchase Manager) lebih fokus pada harga pokok persediaan, manajer produksi (production manager) atau manajer operasional (Operation Manager) lebih focus pada harga pokok produksi. Manajemen tingkat puncak tentunya akan lebih cenderung focus pada harga pokok penjualan.

Komponen yang paling besar dalam operasional perusahaan pada perusahaan dagang maupun perusahaan industri adalah persediaan. Karena harga pokok persediaan adalah bagian dari persediaan yang telah digunakan, Jadi perhatian lebih besar ditujukan pada harga pokok persediaan cukup beralasan. Namun hal itu tidak cukup bagi manajer operasional karena komponen biaya produksi baik biaya tenaga kerja langsung maupun biaya overhead pabrik juga merupakan komponen penting yang berada dalam ruang lingkup tugasnya. Karena itu manajer produksi atau manajer operasional pada perusahaan industri akan focus pada harga pokok produksi yaitu Harga pokok persediaan ditambah biaya produksi. Perusahaan Jasa tidak memiliki kedua komponen tersebut sehingga pada perusahaan jasa jelas hanya harga pokok yang terdiri dari biaya biaya operasional.

Walaupun harga pokok adalah bagian dari laporan laba rugi namun laporan harga pokok juga dilaporkan secara terpisah. Bentuk laporan harga pokok disesuaikan dengan kebutuhan manajemen dan metode akuntansi yang dipilih. Metode pepertual inventory adalah metode yang banyak digunakan pada system akuntansi computer namun masih banyak akuntan yang sangat familiar dengan metode Phisikal Inventori. Metode phisikal inventori semakin ditinggalkan karena system akuntansi computer dengan metode perpetual dapat memberikan informasi setiap saat tanpa harus menunggu perhitungan fisik persediaan bahkan dapat menampilkan hasil perhitungan harga pokok untuk suatu product yang akan diproduksi. Dengan demikian diperoleh laporan harga pokok dalam bentuk rencana dan laporan harga pokok realisasi.

Laporan Harga Pokok.

Laporan harga pokok adalah sebuah kertas kerja berupa perhitungan secara sistematis. Pada sistem akuntansi Manual biasanya hanya ditampilkan secara periodik namun sistem akuntansi komputer dengan menerapkan metode perpetual inventory dapat menghasilkan informasi secara visual kapan saja. Hal ini dapat dilakukan karena metode perpetual melakukan perhitungan berdasarkan transakasi yang telah di catat ke sistem komputer sedangkan metode Phisik melakukan perhitungan berdasarkan selisih antara persediaan awal ditambah mutasi dan dikurangi dengan sisa. Untuk mendapatkan sisa tentunya melalui perhitungan Phisik. Metode Phisik biasanya hanya menampilkan HPP secara keseluruhan pada satu periode tertentu sedangkan metode perpetual menghasilkan laporan HPP secara spesifik misalnya untuk satu produk tertentu.

Untuk memahami komponen dari harga pokok, perhatikan hubungan komponen-komponen berikut :
• Harga pokok penjualan = Harga Pokok Produksi + Biaya penjualan
• Harga Pokok Produksi = Harga Pokok Persediaan + Biaya Produksi
• Harga Pokok Persediaan = Bagian Persediaan Bahan Baku yang digunakan dalam Proses Produksi.
• Persediaan = Pembelian bahan baku + biaya pembelian
• Biaya penjualan = Biaya-biaya yang diperlukan untuk menjual
• Biaya Produksi = biaya tenaga kerja + Biaya overhead pabrik

Selanjutnya Komponen-komponet dapat kita susun secara hirarchi sbb:
Harga Pokok Penjualan :
a.Harga Pokok Produksi
a.1 Harga Pokok Persediaan
a.1.1 Biaya bahan baku yang dipakai
a.1.2 Biaya pembelian
a.2 Biaya Tenaga kerja lanhsung
a.3 Biaya overhead pabrik
a.3.1 Biaya bahan pembantu/penolong
a.3.2 Biaya tenaga kerja tidak langsung
a.3.3 Biaya listrik dan penerangan pabrik
a.3.4 Biaya penyusutan gedung Pabrik
a.3.5 Biaya penyusutan Mesin
a.3.6 Biaya proses produksi lainnya
a.4 Biaya Penjualan
a.4.1 Biaya pengepakan
a.4.2 Ongkos angkut penjualan (Biaya Delivery)
a.4.3 Biaya Penjualan lainnya

Pada sistem akuntansi komputer komponen tersebut langsung disusun dalam klasifikasi rekening buku besar.

Pada metode Phisical Inventory disusun sbb:
Barang Jadi Awal, 1 Jan yyyy
Barang Jadi awal
1. Barang Dalam Proses Awal, 1 Jan yyyy
1.1 Pemakaian Bahan Baku
1.1.1 Bahanbaku awal ,1 jan
1.1.2 Pembelian Bahan baku
1.1.2.1 Biaya angkut pembelian
1.1.2.2 Retur Pembelian
Pembelian Bersih
1.1.3 Bahan baku yang tersedia Utk Dipakai
1.1.4 Bahan Baku Akhir 31 Des

2. Harga Pokok Bahan Baku yg dipakai
2.1 Biaya tenaga kerja Langsung
2.2 Biaya Overhead Pabrik
2.1.1 Bahan Pembantu/Penolong
2.1.2 Biaya tenaga kerja tak Langsung
2.1.3 Biaya listrik & Penerangan Pabrik
2.1.4 Penyusutan Gedung Pabrik
2.1.5 Penyusutan mesin
2.1.6 Asuransi pabrik
2.1.7 Biaya Pabrikasi lainya
Jumlah Biaya Overhead

3. Barang Dalam Proses Akhir, 31 Des
Harga Pokok Produksi

4. Barang yang terdia untuk dijual
Barang jadi 31 Des yyyy
Jumlah Barang yg Dijual

Biaya Penjualan :
• Biaya Pengepakan
• Ongkos angkut Penjualan
• Komisi Penjualan
• Biaya Penjualan Lainnya
Jumlah Biaya Penjualan
Jumlah Harga Pokok Penjualan

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh Harga pokok dari data yang dikrimkan oleh Nuri sbb :


Laporan Harga Pokok

(JPS)

PPC Stock & Delivery

PPC Stock dan Delivery adalah bagian yang melakukan pengendalian keluar masuk barang dari / ke gudang barang jadi. Yang dimaksudkan stock disini adalah persediaan barang jadi. Dalam menjalankan fungsi dan tanggungjawabnya bagian Stock & Delivery harus secara aktif berinteraksi dengan bagian penjualan, monitoring process, production schedule, dan data processing. Dalam ruang lingkup Stock dan delivery dilakukan pengukuran produktivitas, faktor keterlambatan, dan identifikasi faktor-faktor lain yang mempengaruhi produktivitas delivery.

Deskripsi Kerja PPC Stock & Delivery :
1. Mencatat barang hasil produksi
2. Memverifikasi schedule delivery untuk mengetahui kapan barang tersebut akan diserahkan ke pelanggan.
3. Memperhatikan perimataan delivery dan rekomendasi khusus dari sales terkait, bila ada.
4. Membuat surat permintaan penyerahan barang
5. Menyerahkan barang dan dokumen delivery ke bagian delivery.
6. Menerima surat pengantar Asli, copy ke 1 & 2 yang telah ditandatangani oleh penerima
7. Menerbitkan daily delivery report (DDR) dan meminta legalisasi PPIC Manager selanjutnya menyerahkannya ke bagian penjualan (Asli) sebagai dasar pembuatan faktur dengan dilampirkan surat pengantar yang telah ditandatangani oleh penerima. Copy ke 1 & 2 untuk PPC mananer dan GM.
8. Menerima barang retur dan dokumennya
9. Menghitung Jumlah barang retur dan menghitung konversinya ke bentuk satuan utuh dan roll jumbo.
10. Mencatat barang retur dan alasan pelanggan meretur barang tersebut.
11. Menyerahkan barang retur ke bagian penanganan barang retur untuk ditindaklanjuti
12. Memeriksa kartu persediaan yang dapat divisual secara online di layar komputer.

Prosedur kerja PPC Stock & Delivery :
1. Memverifikasi Rencana delivery yang dientry oleh bagain penjualan
2. Memverifikasi persediaan
3. Membuat surat permintaan delivery yang ditujukan ke gudang jadi dan driver
4. Melegalisasi surat pengantar
5. Laporan Stock dan Delivery
6. Laporan delivery adalah laporan yang bersifat operasional yang berfungsi bagi manajemen untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi dalam rangka merealisasikan permintaan pelanggan, hubungannya dengan proses produksi, serta untuk mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi produktivitas. Karena sifatnya operasional, laporan delivery harus dapat ditampilkan setiap saat dan dapat dibuat sesuai kebutuhan manajemen.

Bentuk-bentuk laporan delivery :
1. Laporan actual delivery periode mingguan dan bulanan yaitu laporan secara historis yang memuat informasi delivery meliputi nama pelanggan, tanggal delivery, identifikasi order, schedule delivery dan Jumlah.
2. Laporan delivery periode tertentu (harian, mingguan, bulan, tahunan) yaitu laporan delivery yang memuat informasi penreahan barang kepada pelanggan pada periode tertentu.
3. Laporan realisasi order berdasarkan schedule delivery periode bulanan, yaitu laporan yang memuat informasi realisasi order untuk schedule delivery bulan tertentu. (Total laporan ini tidak sama dengan total delivery bulan yang sama).
4. Laporan Back Order (Sisa Order yang belum direalisasikan) yang terdiri dari beberapa bentuk yaitu ; Semua, Bulan tertentu, Pelanggan tetentu dan sales tertentu.
5. Laporan posisi persediaan periode harian yaitu laporan yang memuat informasi mengenai jumlah barang yang ada di gudang, Back order dan tanggal update terakhir.
6. Laporan penerimaan barang masuk gudang periode bulanan (finishing), yaitu laporan actual penerimaan barang dari bagian produksi pada periode bulan tertentu.
7. Laporan mutasi persediaan periode bulanan yaitu laporan yang memuat informasi mengenai persediaan awal, total masuk, total keluar, dan saldo persediaan yang ada di gudang.
8. PPC Stock & Delivery mencatat penerimaan retur untuk memasukan kembali barang tersebut kedalam persediaan dan mencatat pengeluaran berdasarkan berita acara penerimaan retur apakah barang tersebut disortir atau diafkir untuk dimusnahkan. (JPS)

PPC Monitoring

PPC monitoring adalah bagian dari fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan yang aktif dalam menjalankan fungsi pengawasan proses produksi yang harus mampu menyajikan fakta secara tepat waktu, sehingga dapat dilakukan tindakan yang diperlukan. Kewajiban admnistratif yang dilaksanakan PPC monitoring adalah memeriksa dokumentasi yang dibuat oleh bagian operasional (Realisasi proses), mengevaluasi kebenarannya (Validasi), mencatat data operasional yang diperlukan dalam perencanaan dan pengendalian dan mendistribusikan informasi ke bagian terkait.

Deskripsi Kerja PPC Monitoring :
1. Memonitoring proses produksi mulai dari awal proses (permintaan material) sampai penyerahan hasil proses ke bagian gudang barang jadi, termasuk jasa produksi yang dikerjakan diluar PT. SMPI.
2. Mengambil keputusan dengan kriteria yang telah ditentukan bahwa suatu Job telah selesai.
3. Membuat laporan secara historis transaksi perpindahan barang dari suatu proses ke proses berikutnya berdasar data evaluasi proses yang dibuat oleh bagian operasional
4. Membuat laporan persedian dalam proses
5. Menganalisa penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam proses produksi (Scrap) dan menghitung besarnya penyimpangan yang terjadi.
6. Membuat laporan realisasi proses, waktu efektif dan laporan evaluasi proses produksi.

Procedure Monitoring Proses produksi :
1. Menerima dokumen evaluasi proses dan realisasi proses dari bagian operasional
2. Mencatat realisasi proses produksi, meliputi jumlah barang yang masuk ke dalam proses tertentu, realisasi proses tententu, waktu efektif dan masalah-masalah yang terjadi dalam proses produksi.
3. Memverifikasi posisi persediaan dalam proses, menelusuri persediaan yang hilang dalam proses tanpa dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan, bila dianggap perlu, dilakukan pemeriksaan fisik
4. Menganalisa proses produksi dan memberikan informasi secepatnya kepada PPC manager mengenai masalah yang terjadi dalam proses produksi.
5. Membuat laporan analisa proses produksi.

Laporan PPC Monitoring

Laporan monitoring adalah laporan yang bersifat operasional yang berfungsi bagi manajemen dalam melakukan pengawasan untuk mengetahui masalah-masalah dan penyimpangan yang terjadi dalam proses produksi, mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi produktivitas dll. Karena sifatnya operasional, laporan monitoring harus dapat ditampilkan setiap saat dan dibuat sesuai kebutuhan manajemen.

Bentuk-Bentuk Laporan Monitoring :
1. Proses Produksi periodik (Period Production Report), yaitu laporan actual proses produksi perioda tertentu harian, mingguan, bulanan, dll. yang memuat informasi meliputi nomor Job, Nama produk, Jumlah yang telah masuk proses, Realisasi, mesin yang digunakan, waktu kerja efektif dan keterangan.
2. Persediaan Dalam Proses (Work In Process), yaitu laporan yang memuat informasi mengenai Jumlah barang hasil proses tertentu yang menunggu proses selanjutnya. Laporan ini harus dapat ditampilkan setiap saat.
3. Laporan Realisasi Produksi, yaitu laporan yang memuat informasi mengenai pelaksanaan proses produksi yang telah dilaksanakan termasuk pengukuran produktivitas yang didasarkan pada data perencanaan yang dibuat dan data monitoring proses produksi.
4. Actual Production Report.
5. Laporan yang memuat informasi secara historis mengenai order produksi tertentu mulai dari awal sampai dengan selesai.
6. Analisa Process, yaitu laporan mengenai proses produksi yang memuat informasi perhitungan melibatkan data bagian gudang material, data proses dan data Stock & Delibery yang menampilkan pengambilan bahan baku dasar dari gudang material, hasil teoritis (secara kalkulasi), Realisasi produksi masing-masing proses, Finishing dan Penyimpangan produksi (Waste)
7. Laporan analisa proses ditampilkan dalam 2 bentuk yaitu laporan perhitungan penyimpangan produksi (waste) order yang sedang dalam proses dan order yang dinyatakan telah selesai pada bulan tertentu. (JPS)

PPC Schedule

(Scheduling) adalah tahap dari perencanaan produksi yang membuat rencana (menjadualkan) kapan proses produksi dilaksanakan. Tujuan perusahaan yang ingin dicapai dalam menyusun rencana produksi adalah berproduksi dengan lancar, tepat waktu dan ekonomis, sehingga mampu memenuhi permintaan pelanggan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana produksi adalah suatu keputusan yang diambil dan pelaksanaannya akan dilakukan oleh fungsi operasional yang diawasi secara ketat oleh bagian pengendali mutu (Quality Control), namun tingkat keberhasilannya bukan hanya pada tinggkat pelaksanaan tapi sangat ditentukan oleh baik tidaknya susunan rencana produksi itu sendiri. Rencana produksi sangat menentukan efektifitas fungsi yang terkait dalam persiapan, pelaksanaan dan pengendalian.

Rencana produksi yang baik akan membantu fungsi lainnya yang terkait dalam : 1)
1. Mengusahakan supply material yang dibutuhkan, sesuai dengan waktu yang diharapkan.
2. Melakukan pengecekan kualitas material sebelum memasuki proses produksi
3. Memudahkan operator dalam menyiapkan bahan dan peralatan yang dibutuhkan sehingga mampu menekan waktu persiapan (setting time) hingga menjadi minimal.
4. Menghindari terjadinya penumpukan barang dalam proses

Rencana produksi merupakan dasar dari pelaksanaan proses produksi namun harus didukung oleh factor-faktor terkait misalnya rencana delivery yang disepakati oleh bagian penjualan dengan pelanggan harus pula memperhitungkan factor-faktor internal dan external serta informasi yang lengkap. Tanpa informasi yang lengkap atau keterlambatan informasi menimbulkan tingkat kesulitan yang tinggi dalam menyusun rencana produksi, sehingga efektifitas dalam persiapan. pelaksanaan dan pengendalian produksi yang diharapkan sulit untuk dicapai.

Rencana produksi sesungguhnya adalah sebuah jadual yang ketat tetapi tidak kaku. Artinya rencana yang dibuat berdasarkan perhitungan yang matang dengan memperhatikan factor-faktor internal maupun external untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat pada waktunya, akan tetapi rencana produksi dapat dirubah sesuai dengan pengaruh faktor linggkungan karena bagaimanapun manager perencanaan tidak akan mampu menghilangkan pengaruh tersebut. Kalau faktor lingkungan yang bersifat internal masih dapat dikendalikan dengan relatif mudah namun tidak demikian dengan faktor lingkungan yang bersifat external. Karena itu penyusunan rencana produksi harus selalu mempertimbangkan kemungkinan terjadinya perubahan serta menyiapkan segala sesuatu untuk menghadapi dan menangani masalah tersebut.

Deskripsi Kerja PPC Schedule

Adapun tugas utama dari PPC Schedule adalah:
1. Membuat rencana produksi
2. Melakukan koordinasi fungsi-fungsi yang terkait dengan proses produksi.
3. Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan proses produksi.

Procedure Pembuatan rencana produksi

Dalam menyusun rencana produksi harus tersedia informasi secara lengkap dan memperhitungkan factor yang mempengaruhi, baik internal maupun external. Rencana produksi dihubungkan secara langsung dengan rencana delivery yang bertujuan agar tidak terjadi penumpukan investasi dalam proses produksi dan persediaan. Dalam menjalankan fungsinya PPC Shedule melaksanakan hal-hal sbb ;

Prosedure scheduling dapat dibagi atas beberapa tahap :

Tahap Verifikasi
1. Memverifikasi confirmation order meliputi jumlah, spesifikasi, urutan proses, tingkat kesulitan proses dan kapan diperlukan
2. Memverifikasi kesiapan peralatan, jika belum tersedia kapan perkiraan dapat disiapkan
3. Memverifikasi persediaan material, jika belum tersedia kapan perkiraan dapat disediakan
4. Memverifikasi kapasitas produksi, dan menentukan tingkat prioritas.

Tahap rancangan :
1. Menyusun informasi yang diperoleh dalam tahap verifikasi dalam tabel master production schedule, sesuai perhitungan tersedianya material dan kesiapan peralatan serta tingkat prioritas.
2. Menyediakan data untuk meeting penyusunan schedule yang dipimpin oleh PPC manager dengan melibatkan semua unsur terkait dengan proses produksi

Tahap pengambilan keputusan :
1. Mengumpulkan rekomendasi penting dari pihak yang berkepentingan.
2. Mengambil keputusan yang selanjutnya disusun menjadi daftar rencana produksi periode mingguan.

Tahap distribusi dan evaluasi :
1. Keputusan yang telah diambil berupa schedule produksi mingguan didistribusikan kepada setiap bagian yang terkait.
2. Mengumpulkan informasi meliputi kesiapan material dan peralatan
3. Mengevaluasi terus-menerus dan melakukan penyesuaian dengan kondisi lingkungan.

Laporan PPC Schedule :

Laporan PPC schedule adalah laporan yang bersifat operasional yang berfungsi bagi manajemen dalam melakukan pengembangan dan perencanaan jangka panjang.

Bentuk-bentuk laporan yang diterbitkan oleh PPC Shedule adalah :
1. (Outstanding Order), adalah order produksi yang sedang menunggu proses produksi.
2. (Bezetting Order), adalah order produksi untuk delivery bulan berjalan. Laporan ini berguna untuk mengetahui berapa jumlah permintaan produksi untuk delivery bulan tersebut.
3. Rencana Vs Realisasi produksi , yaitu laporan perbandingan rencana produksi dengan realisasi proses yang menunjukan sejauhmana rencana produksi yang telah ditetapkan dapat dicapai.
4. Laporan Effisiensi, yaitu laporan mengenai efektifitas masing-masing mesin produksi beserta faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas.

Sumber : Analisa Sistem Informasi Perencanaan Produksi Pada PT Samudra Montaz PI. By. Zulidamel Badri (JPS).

Stuktur Organisasi

Salah satu sarana manajemen yang memungkinkan perusahaan dapat memanfaatkan sumberdaya secara optimum dalam usaha mencapai tujuan adalah struktur organisasi. Struktur organisasi sangat menentukan kelancaran arus informasi yang diperlukan manajemen dalam mengelola perusahaan dan mempunyai hubungan secara langsung dengan biaya operasi. Struktur organisasi yang tidak tepat, mejadikan organisasi tersebut tidak efektif yang akan menyebabkan biaya operasi menjadi tinggi.

Pengorganisasian tergantung pada banyak faktor, misalnya Jenis perusahaan, jenis produksi, luas, kondisi dan tujuan serta strategi yang ditetapkan pada suatu periode tertentu. Hal demikian membedakan struktur organisasi suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Untuk berhasilnya proses produksi dengan lancar, PT. Samudra montaz telah membentuk organisasi sistem pencanaan produksi dan pengendalian persediaan dalam satu departemen tersendiri yang dipimpin oleh PPC manajer. Hal pokok yang menjadi pokok perhatian perusahaan dalam pengorganisasian struktur organisasi sistem perencanaan dan pengendalian produksi ini adalah kondisi-kondisi yang terdapat pada perusahaan ini secara luas meliputi;

Jenis proses produksi yang dikerjakan oleh PT. Samudra Montaz yaitu proses produksi berdasarkan pesanan pelanggan dengan proses produksi terputus-putus. Setiap saat terdapat kemungkinan adanya produk baru sehingga terdapat beragam macam produk. Jenis proses produksi ini mempunyai tingkat kesulitan yang sangat tinggi dibanding jenis proses produksi lainnya. Karena itu pengorganisasian merupakan hal yang sangat penting. Organisasi Sistem Perencanaan Produksi Dan Pengendalian Persediaan harus dapat memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pencatatan dan pengawasan secara tegas.

Pemisahan fungsi ini diharapkan mencegah timbulnya hal-hal yang menghambat kelancaran pelaksanaan proses produksi.

Manajemen sumberdaya, dimana terdapat sumberdaya fisik dan manusia yang terbatas, sehingga perlu dikoordinir sedemikian rupa untuk dapat menangani masalah-masalah yang cukup rumit dengan biaya yang ekonomis.

Alat bantu komputer dan program aplikasi yang dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan tingkat kebutuhan serta diimbangi dengan tingkat kemampuan sumberdaya manusia yang tersedia. Pemilihan teknologi yang seimbang dengan informasi yang dibutuhkan dan kemampuan sumberdaya manusianya sehingga investasi yang ditanamkan tidak menjadi sia-sia. Ketelitian dan kecepatan serta tanggap adalah factor yang sangat diperlukan karena keterlambatan informasi sangat berpengaruh terhadap aktivitas perencanaan produksi. (JPS)

Sistim Informasi Perencanaan Produksi

Sebagian besar pekerjaan bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan didasarkan atas (output) dari bagian lain di lingkungan perusahaan terutama bagian penjualan dan bagian operasional. Informasi yang dibutuhkan bersifat segera.

Keterlambatan informasi menjadikan informasi tersebut tidak berarti lagi. Masalah inilah yang sangat dirasakan oleh manajemen suatu perusahaan dimana terdapat setumpukan informasi yang diterima oleh manajemen, tidak berarti lagi sehingga hanya sebagai laporan formal. Akibat dari keterlambatan informasi tersebut sering masalah berlalu begitu saja tanpa dapat dilakukan pencegahan dan menyebabkan kerugian perusahaan dalam jumlah relative besar.

Sistem perencanaan produksi dan pengendalian persediaan yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang terintegrasi sehingga mampu saling bertukar informasi dengan sistem lainnya dilingkungan perusahaan. Hal ini memungkinkan bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan secara langsung memanfaatkan data dari system tersebut sehingga tidak perlu mengulang proses pemasukan data.

Efektivitas pencapaian tujuan perusahaan sangat ditentukan oleh kelancaran arus informasi yang didukung oleh dokumen yang digunakan sebagai dasar masukan pada sistem. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan informasi saling tumpang tindih yang menyebabkan kerumitan dalam pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang salah atau sulit untuk dipahami. Selanjutnya memungkinkan terjadinya kesalahan pada tinggkat manajemen dalam pengambilan keputusan. Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. (JPS)

Perencanaan Produksi

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat luas meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu. Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu setiap tingkat manajemen dalam organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan

Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti. Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan, oleh karena itu perencanaan harus besifat luwes dan terbuka untuk dapat dirubah bila diperlukan. Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang disesuaikan dengan kondisi yang ada namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.

Dalam perencanaan produksi kita selalu menginginkan agar diperoleh perencanaan produksi yang baik namun merencanakan proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relative mudah dapat dikuasai oleh PPC manager, namun faktor external tidak demikian. Karena itu perencanaan harus dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan kesulitan. Perencanaan yang baik hanya akan diperoleh dengan didasarkan kepada informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan kepada standard yang ditetapkan.

Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan adalah suatu hasil pemikiran yang rasional dimana di dalamnya terdapat dugaan/perkiraan, perhitungan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai pada masa yang akan datang. Syarat mutlak suatu perencanaan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Perencanaan harus terukur dan mempunyai standard tertentu.

Perencanaan digolongkan sebagai fakta yang Objective kebenarannya bahwa pemikiran yang rasional itu tidak atas hayalan belaka tetapi suatu perhitungan berdasarkan data yang objective. Walau perencanaan mengandung unsur dugaan/pemikiran namun harus didasarkan pada suatu standard yang terukur.

Perencanaan adalah sebagai tahap persiapan / tindakan pendahuluan untuk melaksanakan kegiatan dengan memperhatikan penyimpangan yang mungkin terjadi

Fungsi Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.

Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.

Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada perusahaan yang sejenis.

Tujuan produksi bagi perusahaan adalah barang dengan spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan tersebut dituangkan dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan. Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya dirumuskan oleh sales department, berdasarkan order yang telah diterima.

Karena tujuan produksi dirumuskan berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan produksi pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan tidak signifikan.

Untuk mencapai tujuan, khususnya dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan fasilitas komunikasi dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data terdistribusi. Program aplikasi database management system yang terintegrasi dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan dengan mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam menyusun perencanaan produksi.

Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam Sistem perencanaan dan bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan tanggungjawabnya sesuai dengan sistem, maka setiap personal disyaratkan mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan. Dengan demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan.

Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi terdapat berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara pengendaliannya. Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi bagian perencanaan itu sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan sistem yang diterapkan.

Kegagalan dapat terjadi akibat kesalahan dalam penggunaan sistem informasi tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi yang ditampilkan oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian prencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang digunakan, karena sistem informasi yang digunakan adalah berbasis komputer maka manajer bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer yang digunakan. Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil keputusan-keputusan yang keliru.

Kelancaran proses produksi ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih besifat (sales oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran proses produksi

Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem yang diterapkan. Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat oleh sistem dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus jelas dan dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan (Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga bagian perencanaan.

Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan, sumberdaya dan jenis produksi yang dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan yang mengerjakan order yang terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya pada waktu yang akan datang, tingkat kesulitan dalam menyusun perencanaan jauh lebih sulit dibanding perusahaan yang mengerjakan produksi continue. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk dibandingkan dengan perusahaan lain karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan sumberdaya apalagi dibanding dengan perusahaan lain yang tidak sejenis.

Faktor penting dalam melakukan pengukuran adalah standar produksi meliputi waktu, mutu, jumlah yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada jangka waktu tertentu di perusahaan ini. Pengukuran perlu dilakukan secara terus-menerus sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka panjang mempunyai dasar yang objectif.

Fungsi pengendalian persediaan

Persediaan adalah barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual (barang jadi) atau barang dalam process produksi atau barang yang menunggu penggunaannya dalam process produksi (bahan baku). Fungsi dasar pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi banyak sekali. Fungsi tersebut meliputi proses berurutan mulai dari timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan, delivery. Permasalahan utama persediaan yang timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi biaya persediaan harus minimum.

Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.

Menentukan nilai persediaan sangat tergantung kepada jenis perusahaan, modal kerja dan omzet perusahaan serta lead time untuk mendapatkan barang tersebut. Karena PT. Samudra Montaz sebagai perusahaan converting yang bersifat memenuhi permintaan pelanggan pada periode yang akan datang maka, besarnya kebutuhan akan barang tersebut tidak dapat ditentukan sebelum disepakati sales contract.

Sebagian besar bahan baku sudah dialokasikan untuk produk tertentu karena pembelian dilakukan setelah bagian perencanaan menerima GR Order Confirmation yang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan. Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan

Fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan. Keperluan meminimumkan persediaan berhubungan dengan besarnya biaya yang diperlukan oleh persediaan yaitu :

Biaya pembelian.

Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian bahan baku untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi biaya pembelian dengan adanya potongan harga (quantity discount) yang diberikan Supplier dengan konsekwensi biaya transportasi yang ditanggung Supplier relative lebih murah karena pengangkutan barang dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu diperhitungkan apakah potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya penyimpanan. Disamping itu jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat delivery sehingga tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena jenis perusahaan memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana permintaan tersebut akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, cara pembelian tersebut tidak menguntungkan karena penyimpanan barang tersebut membutuhkan ruang yang luas dan waktu penyimpanan yang relative lama

Biaya penyimpanan

Biaya penyimpanan meliputi biaya penyediaan ruang yang diperlukan untuk menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko kerusakan, serta biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan mengamankan barang tersebut dari segala macam bentuk gangguan.

Selain itu biaya penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga dimana semakin besar dana yang dialokasikan pada persediaan akan mengakibatkan alokasi akan investasi yang lain akan terhambat atau dilakukan dengan suntikan dana dari kreditur dalam hal ini adalah Bank.

Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan pelanggan pada waktu yang akan datang maka persediaan bahan baku dasar, tinta spesial yang tidak diperuntukan untuk order produksi tertentu (bebas) adalah nol. (JPS)

Perencanaan dan Pengendalian Produksi

1.1 Defenisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Pengertian mengenai Production Planning and control (PPC) akan dikemukakan berdasarkan konsep sistem. Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi barang jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, dimana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen. Dalam Praktik, aktivitas dalam system produksi ini dapat dikelompokan ke dalam dua kategori yaitu “Proses Produksi” dan “ Perencanaan Planning and Control/PPC”

Proses produksi adalah aktivitas bagaimana membuat produk jadi dari bahan baku yang melibatkan mesin, energi, pengetahuan teknis, dan lain-lain. Proses produksi merupakan tindakan nyata dan dapat dilihat. Proses produksi ini terdiri atas beberapa subproses produksi misalnya proses pengolahan bahan baku menjadi komponen, proses perakitan komponen menjadi sub-assembly dan proses perakitan sub-assembly menjadi produk jadi.

Perencanaan dan pengendalian prosduksi (PPC)adalah aktivitas bagaimana mengelola proses produksi tersebut. PPC merupakan tindakan manajemen yang sifatnya abstrak (tidak dapat dilihat secara nyata). System computer barangkali merupakan analogi yang tepat untuk system produksi. Proses produksi adalah perangkat kerasnya (hardware) dan PPC adalah perangkat lunaknya (software).

Bila PPC juga disebut system produksi maka pengertian system produksi berarti ada dua, yaitu :
1. Suatu system untuk membuat produk ( mengubah bahan baku menjadi barang) yangmelibatkan fungsi manajemen (yang bersifat abstrak) untuk merencanakan dan mengendalikan proses pembuatan tersebut.
2. Suatu teknik untuk merencanakan dan mengendalikan produksi (bersifat abstrak) dan tidak membahas preose pembuatan produk.


1.2 Peta Rakitan (Assembly Chart)

Peta Rakitan adalah gambaran grafis dari urutan-urutan aliran komponen dan rakitan-bagian (sub assembly) ke rakitan suatu produk. Akan terlihat bahwa peta rakitan menunjukkan cara yang mudah untuk memahami :
1. Komponen-komponen yang membentuk produk
2. Bagaimana komponen-komponen ini bergabung bersama
3. Komponen yang menjadi bagian suatu rakitan-bagian
4. Aliran komponen ke dalam sebuah rakitan
5. Keterkaitan antara komponen dengan rakitan-bagian
6. Gambaran menyeluruh dari proses rakitan
7. Urutan waktu komponen bergabung bersama
8. Suatu gambaran awal dari pola aliran bahan


Membentuk Suatu Peta Rakitan yaitu :
1. Dengan menggunakan senarai komponen dan dokumen barang atau yang sejenis dan lintasan produksi bagi perakitan, tentukan operasi terakhir dalam produksi atau dalam rakitan suatu produk. Gambarkan operasi terakhir ini dengan lingkaran berdiameter 12 mm pada sudut kanan bawah selembar kertas dan tuliskan operasi tersebut dengan jelas disebelah kanan lingkaran tadi.
2. Gambarkan garis mendatar dari lingkaran ke arah kiri, tempatkan lingkaran berdiameter 6 mm pada ujungnya, dan tunjukan setiap komponen (nama, nomor komponen, jumlah,dsb). Yang dirakit pada operasi tersebut. Komponen sebaiknya disusun menurut urutan pemasangannya, komponen terakhir dipasang dibawah.
3. Jika yang dihadapi adalah rakitan bagian (bukan Komponen), buat garis tadi sebagian dan akhiri dengan lingkaran berdiameter 9 mm untuk menggambarkan operasi rakitan bagian tadi. Kemudian lanjutkan ke kiri rakitan bagian tersebut, diuraikan kedalam komponen-komponennya. Setelah penggambaran peta rakitan selesai, rakitan dapat diberi nomor. Garis yang menunjukan komponen mandiri harus ditarik ke sebelah kiri dan diakhiri dengan lingkaran berdiameter 6 mm yang nomor komponennya dapat dimasukan.
4. Jika operasi rakitan terakhir dan komponen-komponenya selesai dicatat, gambarkan garis tegak pendek dari lingkaran 8 mm ke atas, masuki lingkaran 12 mm yang menunjukan operasi rakitan sebelum operasi rakitan yang telah digambarkan pada langkah 2 dan 3. Ulangi langkah 2 dan 3.
5. Teruskan sampai seluruh produk selesai diuraikan dan semua komponen telah dicatat di sebelah kiri, dari bawah ke atas.
6. Periksa kembali peta initerhadap dokumen barang untuk meyakinkan bahwa seluruh komponen telah tercantum. Masukan nomor operasi rakitan dan rakitan bagian ke dalam lingkaran, jika diperlukan. Setelah selesai, bahan (komponen) yang terdaftar pada sebelah kiri diberi nomor urut dari atas ke bawah.


Lingkaran yang menunjukan rakitan atau rakitan bagian tidak selaluh harus menunjukan lintasan station kerja atau lintasan rakitan. Atau bahkan lintasan orang, tetapi benar-benar hanya menunjukan urutan operasi yang harus dikerjakan. Waktu yang dikerjakan. Waktu yang diperlukan oleh tiap operasi akan menentukan apa yang harus dikerjakan oleh tiap operator.

Tujuan utama dari peta rakitan adalah untuk menunjukkan keterkaitan antara komponen, yang dapat juga digambarkan oleh sebuah ‘gambar-terurai’. Teknik-teknik ini dapat juga digunakan untuk mengajar pekerja yang tidak ahli untuk mengetahui urutan suatu rakitan yang rumit.

1.3 Struktur Produk

Struktur Produk merupakan sesuatu yang mutlak harus ada untuk dapat diterapkan system MRP. Struktur produk yang rumit dan banyak levelnya akan membuat perhitungan semakin kompleks terutama dalam proses explosion. Proses explosion merupakan suatu prosedur untuk menghitung jumlah kebutuhan kotor dalam tingkat yang lebih bawh setelah dilakukan proses offsetting pada item produknya.

Struktur produk dengan jumlah level yang besar akan membuat proses MRP (proses netting, lotting, offsetting, dan explosion) yang berulang-ulang dilakukan satu per satudari atas kebawah level demi level dan periode demi periode. Pada proses lotting, penentuan ukuran lot pada level yang lebih bawah membutuhkan teknik-teknik yang sangat sulit (multi level lot size technique). Sehingga dengan semakin kompleksnya struktur produk akan membuat perhitungan proses MPR semakin rumit.

Bila struktur produk tidak berubah-ubah, kesulitan ini hanya terjadi sekali saja, yaitu di awal pembuatan system MRP (jika dengan program computer). Jika struktur produk berubah, maka sistem yang telah dibuat harus dimodifikasi.

1.4 Bill Of Material

BOM (Bill Of Material), adalah sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan, dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Fungsinya Secara spesifik struktur Bill of Material tidak saja berisi komposisi komponen, tetapi juga memuat langkah penyelesaian produk jadi. Bill of Material sebagai suatu network atau jaringan yang menggambarkan hubungan Induk (parent product) hingga ke komponen

Bill Of Material tidak hanya menspesifikasikan produksi, tapi juga berguna untuk pembebanan biaya, dan dapat dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk karyawan produksi atau perakitan. Bill Of Material digunakan dengan cara ini, biasanya dinamakan daftar pilih. Adapun jenis BOM adalah:
- Modular Bills yaitu bill o f material yang dapat diatur di seputar modul produk, modul merupakan komponen yang dapat diproduksi dan dirakit menjadi satu unit produk.
- Planning Bills dan Phanton Bills. Bill untuk perencanaan diciptakan agar dapat menugaskan induk buatan kepada bill of materialnya. Sedangkan Phantom Bill adalah bill of material untuk komponen, biasanaya sub-sub perakitan yang hanya ada untuk sementara waktu.
- Low-level coding atas suatu bahan dalam bill of material diperlukan apabila ada produk yang serupa supaya dapat membedakannya diberikan kode. (JPS)

Pola Produksi

Pola Produksi adalah penentuan bagaimana kebijakan perusahaan untuk melayani penjualan.

Macam - Macam Pola Produksi :
1. Pola produksi konstan atai horizontal : adalah dimana jumlah yang diproduksi setiap periode tetap sama.
2. Pola produksi bergelombang : adalah jumlah yang diproduksi setiap periode tidak sama mengikuti perubahan tingkat penjualan dalam perusahaan.
3. Pola produksi moderat : adalah gelombang produksi tidak tajam, sehingga mendekati konstan.

Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Pola Produksi :
1. Pola penjualan
2. Pola biaya ;
a. biaya perputaran tenaga kerja
b. biaya simpan
c. biaya lembur
d. biaya subkontrak
3. Kapasitas maksimum fasilitas produksi.

Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Pemilihan Lokasi Pabrik :
1. Lingkungan masyarakat
2. Sumber alam
3. Tenaga kerja
4. Transportasi
5. Pembangkit tenaga listrik
6. Tanah untuk ekspansi

Metode Pemilihan Lokasi Pabrik :
1. Metode kuantitatif : adalah menilai secara kuantitatif baik buruknya suatu daerah untuk pabrik sehubungan dengan faktor-faktor yang terdapat didaerah tersebut, sehingga perusahaan dapat membandingkan keadaan daerah satu dengan daerah lain.
2. Metode kualitatif : adalah konsep biaya tetap dan biaya variabel dari lokasi yang berbeda dapat menciptakan hubungan antara biaya dan volume produksi yang berlaku bagi masing-masing lokasi.
3. Metode transportasi : adalah suatu alat untuk memecahkan masalah yang menyangkut pengiriman barang, dari suatu tempat ke tempat yang lain.

Tujuan transportasi adalah dari mana dan berapa jumlah yang harus didistribusikan pada masing-masing lokasi, sehingga biaya distribusi minimum.

Perencanaan Layout adalah perencanaan dari kombinasi yang optimal antara fasilitas produksi serta semua peralatan dan fasilitas terlaksananya proses produksi.

Tujuan Pelaksanaan Layout adalah untuk mendapatkan kombinasi yang paling optimal antara fasilitas-fasiltas produksi.

Layout Diperlukan Dalam Perusahaan Karena :
1. Adanya perubahan desain produk
2. Adanya produk baru
3. adanya perubahan volume permintaan
4. Lingkungan kerja yang tidak memuaskan
5. Fasilitas produksi yang ketinggalan jaman
6. Penghematan biaya
7. Adanya kecelakaan dalam proses produksi
8. Pemindahan lokasi pasar/konsentrasi terhadap pasar

Kriteria Penyusunan Layout :
1. Jarak angkut yang minimum
2. Penggunaan ruang yang efektif
3. Keselamatan barang-barang yang diangkut
4. Fleksibel
5. Kemungkinan ekspansi masa depan
6. Biaya diusahakan serendah mungkin
7. Aliran material yang baik

Langkah-Langkah Perencanaan Layout :
1. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut
2. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya.
3. Analisa dan keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout.

Klasifikasi Perencanaan Layout :
1. Adanya perubahan-perubahan kecil dari layout yang ada
2. Adanya perubahan-perubahan fasilitas produksi yang baru
3. Merubah susunan layout karena adanya perubahan fasilitas produksi
4. Pembangunan pabrik baru

Macam - Macam Layout :
1. Produk layout adalah berurutan sesuai dengan jalannya proses produksi dari bahan mentah sampai menjadi barang jadi.
2. Proses layout adalah kesamaan proses atau kesamaan pekerjaan yang mempunyai fungsi yang sama dikelompokkan dan ditempatkan dalam ruang tertentu.
3. Fixed position (layout kelompok) adalah susunan komponen untuk proses produksi diletakkan didekat tempat proses produksi dilaksanakan.
4. Material handling adalah ilmu untuk memindahkan, membungkus dan menyimpan bahan-bahan dalam segala bentuk.

(JPS)

MANAJEMEN OPERASI DAN PRODUKSI

Produksi adalah penciptaan atau penambahan faedah, bentuk, waktu dan tempat atas faktor-faktor produksi sehingga lebih bermanfaat bagi pemenuhan kebutuhan manusia.

Produk adalah hasil dari kegiatan produksi yang berwujud barang dan jasa.

Produsen adalah orang atau badan ataupun lembaga lain yang menghasilkan produk.

Produktivitas adalah suatu perbandingan dari hasil kegiatan yang sesungguhnya dengan hasil kegiatan yang seharusnya.

Luas Produksi adalah kapasitas yang digunakan oleh perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dapat diukur dengan kapasitas mesin, penyerapan bahan baku, jumlah tenaga kerja, jumlah jam kerja, jumlah jam mesin dan unit keluaran.

Bill of Material adalah daftar dari seluruh bahan baku, bahan lain, onderdil dan komponen untuk memproduksi dalam perusahaan.

Job Lot Shop adalah perusahaan yang akan berproduksi atau pesanan yang masuk dalam perusahaan.

Moss Production Shop adalah perusahan-perusahaan yang berproduksi untuk persediaan atau untuk pasar. Produksi tidak konstan, kadang bertambah, kadang berkurang.

Luas Perusahaan adalah kapasitas yang tersedia atau terpasang dalam suatu perusahaan.

Perencanaan adalah serangkaian keputusan yang diambil sekarang untuk dikerjakan pada waktu yang akan datang.

Faktor - Faktor Produksi :
1. Alam
2. Modal
3. Tenaga kerja
4. Teknologi

Proses Produksi adalah cara atau metode untuk menciptakan atau menambah guna suatu barang atau jasa dengan memanfaatkan sumber yang ada.

Macam - Macam Wujud Proses Produksi :
1. Proses kimia : adalah proses produksi yang menggunakan sifat kimia.
2. Proses perubahan bentuk : adalah proses produksi dengan merubah bentuk.
3. Proses asembling : adalah proses produksi menggabungkan komponen-komponen mejadi produk akhir.
4. Proses transportasi : adalah proses produksi menciptakan perpindahan barang.
5. Proses penciptaan jasa-jasa administrasi : adalah proses produksi berupa penyiapan data informasi yang
diperlukan.

Jenis - Jenis Proses Produksi :
1. Proses produksi terus-menerus : adalah proses produksi yang terdapar pola atau urutan yang pasti sejak dari
bahan baku sampai menjadi barang jadi.
2. Proses produksi terputus-putus : adlah proses produksi yang tidak terdapat urutan atau pola yang pasti sejak
dari bahan baku sampai menjadi barang jadi.

Ruang Lingkup Manajemen Produksi

1. Perencanaan sistem produksi
● Perencanaan produksi
● Perencanaan lokasi produksi
● Perencanaan letak fasilitas produksi
● Perencanaan lingkungan kerja
● Perencanaan standar produksi

2. Sistem pengendalian produksi
● Pengendalian proses produksi
● Pengendalian bahan baku
● Pengendalian tenaga kerja
● Pengendalian biaya produksi
● Pengendalian kualitas pemeliharaan

3. Sistem informasi produksi
● Struktur organisasi
● Produksi atas dasar pesanan
● Produksi untuk persediaan

Definisi Manajemen Produksi

1. Oleh Agus Ahyari :
Merupakan proses kegiatan untuk mengadakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dari produksi dan proses produksi.
2. Oleh Sukanto :
Merupakan usaha mengelola dengan cara optimal terhadap faktor-faktor produksi atau sumber seperti manusia, tenaga kerja, mesin dan bahan baku yang ada.

Tujuan Manajemen Produksi Adalah memproduksi atau mengatur produksi barang-barang dan jasa-jasa dalam jumlah, kualitas, harga, waktu serta tempat tertentu sesuai dengan kebutuhan.

Penelitian Produksi Adalah penelitian tentang produk apa dan bagaimana yang disukai konsumen.

Pengembangan Produksi Adalah penelitian terhadap produk yang telah ada untuk dikembangkan lebih lanjut agar mempunyai kegunaan yang lebih tinggi dan lebih disukai konsumen.

Liniear Programming Adalah salah satu cara atau metode untuk menentukan kombinasi produksi yang paling optimal. Problem yang dapat diselesaikan terbatas pada problem yang mempunyai batasan liniear, serta mempunyai fungsi yang lancar.

Luas Produksi Adalah jumlah atau volume output yang seharusnya diproduksi oleh suatu perusahaan dalam suatu periode.

Akibat Luas Produksi :
1. Luas produksi yang terlalu besar berakibat biaya yang besar dan investasi yang besar pula.
2. Luas produksi yang terlalu kecil berakibat tidak dapatnya perusahaan memenuhi permintaan pasar.

Luas Perusahaan Dapat Diukur Dengan :
1. Bahan dasar yang digunakan
2. Barang yang dihasilkan
3. Peralatan yang digunakan
4. Jumlah pegawai yang dipekerjakan

Hubungan Luas Produksi Dengan Biaya :
1. Biaya variabel : adalah biaya yang berubah-ubah tergantung volume produksi.
a. Biaya variabrl progresif
b. Biaya variabel proporsional
c. Biaya variabel regresif
2. Biaya tetap : adalah biaya yang tidak terpengaruh dengan perubahan volume produksi.
3. Biaya persatuan : adalah biaya total dibagi jumlah barang yang diproduksi.
Semakin besar jumlah yang diproduksi maka biaya persatuan makin kecil, dan begitu sebaliknya.

Kendala Dalam Mencapai Luas Produksi Maksimal :
1. Faktor tidak dapat dibagi-bagi alat produksi tahan lama
2. Berlakunya hukum hasil yang bertambah dan berkurang
3. Berlakunya hukum guna batas yang berkurang

Penentuan Luas Produksi :
1. Pendekatan konsep MC dan MR
a. Marginal cost adalah tambahan ongkos sebagai akibat dari adanya tambahan satuan produk.
b. Marginal revenue adalah tambahan penghasilan sebagai akibat tambahan satuan produk.

Perbandingan antara besarnya tambahan biaya MC dengan tambahan penghasilan MR dapat membantu menentukan luas produksi yang paling menguntungkan.

2. Pendekatan konsep BEP
Dalam konsep ini terdapat hubungan volume produksi, biaya dan laba.

3. Metode simplek adalah metode untuk menentukan kombinasi dua atau lebih barang yang dihasilkan perusahaan agar keuntungan maksimal.

Faktor - Faktor Yang Membatasi Luas Produksi :
1. Kapasitas mesin
2. Bahan dasar
3. Uang kas yang tersedia
4. Permintaan

(JPS)

Jumat, 23 April 2010

MANAJEMEN PRODUKSI

Didalam suatu unit usaha dikenal adanya berbagai macam fungsi yang saling berkaitan antara yang satu dengan lainnya, diantaranya terdapat tiga fungsi pokok yang selalu dijumpai yaitu :
1. Pemasaran (marketing) yang merupakan ujung tombak dari unit usaha, sebab bagian ini langsung berkaitan dengan konsumen.
Keterkaitan ini dimulai dari identifikasi kebutuhan konsumen (jenis dan jumlahnya) maupun pelayanan dan pengantaran produk ketangan konsumen.
2. Keuangan (finance) yang bertanggung jawab atas perolehan dana guna pembiayaan aktivitas unit usaha serta pengelolaan dana secara ekonomis sehingga kelangsungan dan perkembangan unit usaha dapat dipertahankan.
3. Produksi (operasi) yang merupakan penghasil dari produk atau jasa yang akan dipasarkan kepada konsumen. Mata kuliah ini mencoba membahas tentang manajemen produksi. Pada sesi pembuka ini akan dibahas tentang pengertian sistem produksi, karakteristiknya begitu juga tentang manajemen produksi dan pengukuran kinerja. Selain itu akan dibahas pula tentang ruang lingkup keputusan yang perlu diambil serta strategi operasi yang merupakan penjabaran dari strategi bisnis / korporasi.

I. SISTEM PRODUKSI

Pada masa lalu pengertian produksi hanya dikaitkan dengan unit usaha fabrikasi yaitu yang menghasilkan barang – barang nyata seperti mobil, perabot, semen dsb, namun pengertian produksi pada saat ini menjadi semakin meluas. Produksi sering diartikan sebagai aktivitas yang ditujukan untuk meningkatkan nilai masukan (input) menjadi keluaran (output). Dengan demikian maka kegiatan usaha jasa seperti dijumpai pada perusahaan angkutan, asuransi, bank, pos, telekomunikasi, dsb menjalankan juga kegiatan produksi.

Ada sekurang – kurangnya 4 perbedaan pokok antara usaha jasa dan usaha pabrikasi, yaitu :
a. Dalam unit usaha pabrikasi keluarannya merupakan barang real sehingga produktovitasnya akan lebih mudah diukur bila dibandingkan dengan unit usaha jasa yang keluarannya berupa pelayanan
b. Kualitas produk yang dihasilkan dari usaha pabrikasi lebih mudah ditentukan standarnya
c. Kontak langsung dengan konsumen tidak selalu terjadi pada usaha pabrikasi sedangkan pada usaha jasa kontak langsung dengan
konsumen merupakan suatu yang tidak dapat dielakkan
d. Tidak akan dijumpai adanya persediaan akhir di dalam usaha jasa sedang dalam usaha pabrikasi adanya persediaan sesuatu yang sulit dihindarkan.

Secara garis besar transformasi produksi dapat diklasifikasikan :
o Transformasi pabrikasi yaitu suatu transformasi yang bersifat diskrit dan menghasilkan produk nyata. Suatu transformasi dikatakan bersifat diskrit bila antara suatu operasi dan operasi yang lain dapat dibedakandengan jelas seperti dijumpai pada pabrik mobil, misalnya.
o Transformasi proses yaitu suatu transformasi yang bersifat continue dimana diantara operasi yang satu dengan operasi yang lain kurang dapat dibedakan secara nyata, seperti dijumpai pada pabrik pupuk dan semen, misalnya.
o Transformasi jasa yaitu suatu transformasi yang tidak mengubah secara fisik masukan menjadi keluaran; dalam hal ini secara fisik keluaran akan sama dengan masukan, namun transformasi jenis ini akan meningkatkan nilai masukannya, misalnya pada perusahaan angkutan. Sistem transformasi jasa sering disebut sebagai system operasi.

Ditinjau dari kedatangan konsumen dan jumlah yang diminta, transformasi
produksi dapat dibedakan atas :
o Job shop, transformasi produksi bekerja bila ada pesanan saja. Jumlah pesanan relatif tidak terlalu besar dan jenis produk yang dipesan tidak standar sesuai dengan permintaan konsumen
o Flow shop, transformasi produksi akan selalu bekerja baik ada pesanan maupun tidak. Jumlah pesanan biasanya relatif besar dan jenis produksinya standar.
Flow shop dapat dibedakan atas :
- Flow line / batch
- Assembly line
- Continuous
o Project, adalah bentuk spesial dari transformasi produksi dimana hanya ada satu atau beberapa pesanan yang spesifik dari konsumen.

II. MANAJEMEN PRODUKSI

Dalam melakukan kegiatan produksi ada berbagai faktor yang harus dikelola yang sering disebut sebagai faktor – faktor produksi yaitu :
1. Material atau bahan
2. Mesin atau peralatan
3. Manusia atau karyawan
4. Modal atau uang
5. Manajemen yang akan memfungsionalisasikan keempat faktor yang lain.

Dengan demikian manajemen operasi berkaitan dengan pengelolaan faktor – faktor produksi sedemikian rupa sehingga keluaran (output) yang dihasilkan sesuai dengan permintaan konsumen baik kualitas, harga maupun waktu penyampaiannya. Sekilas telah disebutkan dari uraian di atas bahwa manajemen produksi operasi bertanggung jawab atas dihasilkannya keluaran (output) baik yang berupa produk maupun jasa yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan konsumen dengan kualitas yang baik dan harga yang terjangkau serta disampaikan tepat pada waktunya. Bertitik tolak dari tanggung jawab ini maka ukuran kinerja suatu sistem operasi dapat diukur dari :
1. Ongkos Produksi
Bila dikaitkan dengan tujuan suatu sistem usaha, maka ukuran kinerja sering diukur dengan keuntungan yang dapat dicapai, namun seperti diuraikan diatas bahwa sistem produksi hanyalah salah satu dari sub sistem yang ada dalam suatu sistem usaha, sehingga untuk mengukur seberapa besar kontribusi sistem operasi di dalam pencapaian keuntungan bukanlah hal yang mudah. Oleh sebab itu untuk mengukur kinerja sistem produksi diambil ukuran waktu operasi tertentu (biasanya dalam waktu satu tahun)
Ongkos produksi ini meliputi semua biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk / jasa ketangan konsumen. Dengan ongkos produksi yang murah diharapkan bahwa produk / jasa dapat dipasarkan dengan harga yang dapat dijangkau oleh konsumen
2. Kualitas Produk / Jasa.
Kenyataan menunjukan bahwa konsumen tidak hanya memilih produk/jasa yang harganya murah namun juga produk/jasa yang berkualitas, oleh sebab itu baik buruknya suatu sistem produksi juga diukur dari kualitas produk/jasa yang dihasilkan. Ukuran kualitas produk yang dimaksudkan disini tentunya yang disesuaikan dengan selera konsumen bukan ukuran kualitas secara teknologi semata
3. Tingkat Pelayanan
Bagi konsumen untuk menilai baik buruknya suatu sistem produksi / operasi lebih dinilai dari pelayanan yang dapat diberikan oleh system produksi kepada konsumen itu sendiri. Berbicara mengenai tingkat pelayanan (service level) merupakan ukuran yang tidak mudah untuk diukur, sebab banyak dipengaruhi oleh faktor – faktor kualitatif, walaupun demikian beberapa ukuran obyektif yang sering digunakan antara lain :
a. Ketersediaan (availability) dan kemudahan untuk mendapatkan
produk / jasa.
b. Kecepatan pelayanan baik yang berkaitan dengan waktu pengiriman (delivery time) maupun waktu pemrosesan (processing time)
Agar dapat dicapai kinerja sistem operasi diatas maka seorang manajer produksi / operasi dituntut untuk mempunyai sedikitnya dua kompetensi, yaitu
c. Kompetensi Teknikal yaitu kompetensi yang berkaitan dengan pemahaman atas teknologi proses produksi dan pengetahuan atas jenis – jenis pekerjaan yang harus dikelola. Tanpa memiliki kompetensi teknikal ini maka seorang manajer produksi / operasi tidak akan mengerti apa yang sebenarnya harus diperbuat
d. Kompetensi Manajerial yaitu kompetensi yang berkaitan dengan pengetahuan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber – sumber daya (faktor – faktor produksi) serta kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain. Kompetensi ini sangat diperlukan mengingat penguasaan pengelolaan atas faktor -– faktor produksi serta menjalin koordinasi dan kerjasama dengan fungsi – fungsi lain yang ada didalam suatu unit usaha merupakan keharusan yang tak dapat dihindarkan.

(Bersambung)