PPC Schedule

(Scheduling) adalah tahap dari perencanaan produksi yang membuat rencana (menjadualkan) kapan proses produksi dilaksanakan. Tujuan perusahaan yang ingin dicapai dalam menyusun rencana produksi adalah berproduksi dengan lancar, tepat waktu dan ekonomis, sehingga mampu memenuhi permintaan pelanggan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana produksi adalah suatu keputusan yang diambil dan pelaksanaannya akan dilakukan oleh fungsi operasional yang diawasi secara ketat oleh bagian pengendali mutu (Quality Control), namun tingkat keberhasilannya bukan hanya pada tinggkat pelaksanaan tapi sangat ditentukan oleh baik tidaknya susunan rencana produksi itu sendiri. Rencana produksi sangat menentukan efektifitas fungsi yang terkait dalam persiapan, pelaksanaan dan pengendalian.

Rencana produksi yang baik akan membantu fungsi lainnya yang terkait dalam : 1)
1. Mengusahakan supply material yang dibutuhkan, sesuai dengan waktu yang diharapkan.
2. Melakukan pengecekan kualitas material sebelum memasuki proses produksi
3. Memudahkan operator dalam menyiapkan bahan dan peralatan yang dibutuhkan sehingga mampu menekan waktu persiapan (setting time) hingga menjadi minimal.
4. Menghindari terjadinya penumpukan barang dalam proses

Rencana produksi merupakan dasar dari pelaksanaan proses produksi namun harus didukung oleh factor-faktor terkait misalnya rencana delivery yang disepakati oleh bagian penjualan dengan pelanggan harus pula memperhitungkan factor-faktor internal dan external serta informasi yang lengkap. Tanpa informasi yang lengkap atau keterlambatan informasi menimbulkan tingkat kesulitan yang tinggi dalam menyusun rencana produksi, sehingga efektifitas dalam persiapan. pelaksanaan dan pengendalian produksi yang diharapkan sulit untuk dicapai.

Rencana produksi sesungguhnya adalah sebuah jadual yang ketat tetapi tidak kaku. Artinya rencana yang dibuat berdasarkan perhitungan yang matang dengan memperhatikan factor-faktor internal maupun external untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat pada waktunya, akan tetapi rencana produksi dapat dirubah sesuai dengan pengaruh faktor linggkungan karena bagaimanapun manager perencanaan tidak akan mampu menghilangkan pengaruh tersebut. Kalau faktor lingkungan yang bersifat internal masih dapat dikendalikan dengan relatif mudah namun tidak demikian dengan faktor lingkungan yang bersifat external. Karena itu penyusunan rencana produksi harus selalu mempertimbangkan kemungkinan terjadinya perubahan serta menyiapkan segala sesuatu untuk menghadapi dan menangani masalah tersebut.

Deskripsi Kerja PPC Schedule

Adapun tugas utama dari PPC Schedule adalah:
1. Membuat rencana produksi
2. Melakukan koordinasi fungsi-fungsi yang terkait dengan proses produksi.
3. Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan proses produksi.

Procedure Pembuatan rencana produksi

Dalam menyusun rencana produksi harus tersedia informasi secara lengkap dan memperhitungkan factor yang mempengaruhi, baik internal maupun external. Rencana produksi dihubungkan secara langsung dengan rencana delivery yang bertujuan agar tidak terjadi penumpukan investasi dalam proses produksi dan persediaan. Dalam menjalankan fungsinya PPC Shedule melaksanakan hal-hal sbb ;

Prosedure scheduling dapat dibagi atas beberapa tahap :

Tahap Verifikasi
1. Memverifikasi confirmation order meliputi jumlah, spesifikasi, urutan proses, tingkat kesulitan proses dan kapan diperlukan
2. Memverifikasi kesiapan peralatan, jika belum tersedia kapan perkiraan dapat disiapkan
3. Memverifikasi persediaan material, jika belum tersedia kapan perkiraan dapat disediakan
4. Memverifikasi kapasitas produksi, dan menentukan tingkat prioritas.

Tahap rancangan :
1. Menyusun informasi yang diperoleh dalam tahap verifikasi dalam tabel master production schedule, sesuai perhitungan tersedianya material dan kesiapan peralatan serta tingkat prioritas.
2. Menyediakan data untuk meeting penyusunan schedule yang dipimpin oleh PPC manager dengan melibatkan semua unsur terkait dengan proses produksi

Tahap pengambilan keputusan :
1. Mengumpulkan rekomendasi penting dari pihak yang berkepentingan.
2. Mengambil keputusan yang selanjutnya disusun menjadi daftar rencana produksi periode mingguan.

Tahap distribusi dan evaluasi :
1. Keputusan yang telah diambil berupa schedule produksi mingguan didistribusikan kepada setiap bagian yang terkait.
2. Mengumpulkan informasi meliputi kesiapan material dan peralatan
3. Mengevaluasi terus-menerus dan melakukan penyesuaian dengan kondisi lingkungan.

Laporan PPC Schedule :

Laporan PPC schedule adalah laporan yang bersifat operasional yang berfungsi bagi manajemen dalam melakukan pengembangan dan perencanaan jangka panjang.

Bentuk-bentuk laporan yang diterbitkan oleh PPC Shedule adalah :
1. (Outstanding Order), adalah order produksi yang sedang menunggu proses produksi.
2. (Bezetting Order), adalah order produksi untuk delivery bulan berjalan. Laporan ini berguna untuk mengetahui berapa jumlah permintaan produksi untuk delivery bulan tersebut.
3. Rencana Vs Realisasi produksi , yaitu laporan perbandingan rencana produksi dengan realisasi proses yang menunjukan sejauhmana rencana produksi yang telah ditetapkan dapat dicapai.
4. Laporan Effisiensi, yaitu laporan mengenai efektifitas masing-masing mesin produksi beserta faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas.

Sumber : Analisa Sistem Informasi Perencanaan Produksi Pada PT Samudra Montaz PI. By. Zulidamel Badri (JPS).